增城市教育局办文制度（暂行）

 

为提高局机关办文质量和工作效率，使公文处理工作规范化、制度化，根据《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》及《国家行政机关公文处理办法》有关规定，制定本制度。  

一、办文目的、要求

（一）市教育局文件是传达贯彻党和国家方针、政策，发布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

（二）办公室是市教育局公文处理工作的管理部门，主管局机关并负责指导各镇街中心小学、中学、职校、各直属学校及局机关各科室（中心）的公文处理工作。直属学校的办公室负责本校的公文处理工作。

（三）公文处理必须做到及时、准确、安全。

（四）公文处理工作要贯彻“党政分开、上下对口、业务对口”的原则。

（五）在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。

二、公文种类

（一）决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（二）决定：用于对重要事项做出决策和安排。

（三）指示：用于对下级机关布置工作，提出开展工作的

原则和要求。

（四）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机

关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

（六）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（七）公报：用于公开发布重要决定或者重大事件。

（八）报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、出建议，答复上级机关的询问。

（九）请示：用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复：用于答复下级机关的请示。

（十一）条例：用于党的中央组织制定规范党组织的工作、

活动和党员行为的规章制度。

（十二）规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有

约束力的行为规范。

(十三)函：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

(十四)会议纪要：用于记载会议主要精神和议定事项。

三、公文格式

公文一般由发文机关（拟稿科室）、秘密等级、紧急程度、

发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、附注、主题词、抄送机关、印制版记等部分组成。

（一）发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。

（二）秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。不属秘密文件，内容又不宜对外公开的，应当在文件右上角适当位置注明“内部文件”。

（三）紧急文件应当分别标明“急”、“特急”、“加急”。

 （四）发文统一编发文字号。文号包括机关代字、年份、序号。联合发文，只标明主办机关文号。

（五）上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。

（六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中一般不用书名号和标点符号。

（七）主送机关，是指报告、请示的领导机关或者要求执行的机关；协助执行或者需要知道公文内容的机关为抄送机关。

（八）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前，注明附件顺序和名称。

（九）公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主报机关加盖印章，并在首页注明会签单位的签发人姓名。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。

（十）成文时间，以领导人签发的日期为准；联合发文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。

 

四、办文程序

公文办理分收文和发文。收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、签发、把关、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

（一）收文

1、办公室机要员每天按时收取本单位的文件材料，并随即登记文号，填写“轮阅”（办理）登记表。

2、办公室负责人对来文提出拟办意见，由机要员送局主管领导批示后，转交主办科室负责人交办。

3、各科室承办的文件，由各科室指定专人负责签收。

4、承办科室或人员收到批办的文件后，要及时按领导批文的意见抓紧办理。承办结果要在“文件处理表”上登记办理情况，并将文件及时退回办公室存档。

5、局领导和各科室负责同志外出开会领取的上级会议文件、资料，会后应送回办公室登记、保存。因工作需要留用，须办理借阅手续（或复印留用）。

6、办公室每年定期清理文件，一般每月检查一次；当年的文件、材料于翌年一月底前移交档案室。

7、各镇街中心小学、中学、职校，直属学校报送的请示、报告等统一由办公室处理。办公室登记后，即进入机关办文流程，批复意见经局领导审签后，由办公室印制发出。

8、各镇街中心小学、中学、职校，直属学校报送的请示、报告不符合行文规定，出现一文多事、越级行文、请示报告不分、无签发人、无单位公章等问题的公文，办公室不予受理，并告知送达单位修改完善后重新报送。

（二）发文

1、审核、签发：

（1）凡以市教育局名义拟发或拟报的文稿，首页一律用《增城市教育局发文呈批表》，拟稿人、拟稿日期、文题、主题词以及主送、抄送和份数等要填写清楚。

（2）市教育局文件、市教育局向上级部门的请示、报告由局办公室或相关科室拟稿，经分管局领导审阅后，报局主要领导签发。主要领导不在时，由主要领导授权的局领导签发，但要注明情况。

（3）由各科室起草的以教育局或教育局办公室名义印发的属于业务性质的文件，先由拟稿人拟稿，填写《增城市教育局发文呈批表》给科室负责人审阅签名，经办公室文秘人员核稿后，送分管该项工作的局领导审批签发。领导审批后，拟稿人将纸质文稿及电子文档交文印室编排、校核和编文号后付印。

（4）市直属学校需要以市教育局名义行文时，应将代拟稿连同有关文件一并报市教育局办公室审批。

（5）已经局领导签发的文件，如需作涉及内容的实质性修改，须报原签发人复审。

（6）如局领导同志有口头交代或批示，经办人员应当在公文稿纸上注明。

 2、打印、校对、分发：

凡以市教育局、市教育局办公室名义起草的文件，以及全市性会议的文件材料，经局主管领导签发，在办公室统一编文号，由文印室打印（或由拟稿人提交纸质文稿及电子文档）。

打好的文件校对稿由拟稿人校对。拟稿人对打好的文稿必须认真细致地进行校对，修改符号要规范、正确，修改的文字要清晰。不能用铅笔修改、校对文件。文件校对完毕送打字室印刷前，校对人应在文稿上签名、署日期，以视负责。

文件在文印室打印后，到办公室加盖印章。属教育系统内部行文的文件，由承办科室负责分发；对外发送的文件，由承办科室分装信封后交办公室发送。

3、发文要求：

（1）各类发文经局领导签发后，需在办公室统一编文号才付印。

（2）各类发文付印后，须将原文稿连同打印件两份送办公室归档保存。

（3）属“办件”公文，均由承办科室做好督办、催办工作。

（4）送上级主管部门或本级市委、市政府及市相关部门的文件，由办公室指定专人负责送达。